Jobb
Skriv møtereferat uten å notere underveis.
Den som skriver, lytter bare med et halvt øre. Slik får du med beslutninger og oppgaver og er likevel med i samtalen.
- Et godt referat får først og fremst med hva som ble bestemt, hvem som gjør hva innen når, og hva som fortsatt er åpent.
- Spør alle før møtet om du får ta opp, og si beslutninger høyt med navn og dato.
- Les raskt gjennom referatet og send det ut samme dag, mens alle fortsatt husker.
Den som tar notater i møtet, lytter bare med et halvt øre og går ofte glipp av akkurat den setningen det handlet om. Her leser du hva som hører hjemme i et referat, hvordan du lager det nesten i forbifarten med et opptak, og hva du må passe på.
Hva som skal med i et referat
Et referat er ingen avskrift. Ingen leser i ettertid hvem som sa hva i hvilken rekkefølge. Det som trengs, er resultatene: beslutninger, oppgaver og åpne punkter. Alt annet kan være kort.
| Del | Hva som skal inn |
|---|---|
| Topp | Dato, tema, deltakere |
| Kort sagt | Resultatet i to til tre setninger |
| Bestemt | Hver beslutning med en kort begrunnelse |
| Neste steg | Oppgave, hvem, innen når |
| Åpne spørsmål | Hva som er åpent, og hvem som avklarer det |
Et slikt beslutningsreferat holder for de fleste møter. Et fullstendig referat som gjengir hele diskusjonen, trenger du bare når det i ettertid må gå an å se hvordan en beslutning ble tatt.
Før møtet: spør og forbered deg
Bestem på forhånd hva dere skal snakke om. En kort agenda gir referatet strukturen fra starten av, og hvert punkt får senere sitt resultat. Vil du ta opp samtalen, spør du alle deltakerne i begynnelsen om det er greit.
I møtet: lytt i stedet for å skrive
Når opptaket går, kan du konsentrere deg helt om samtalen. Skriv høyst ned et stikkord hvis noe er spesielt viktig. Det som hjelper mye mer, er hvordan resultatene blir sagt.
Vi gjør det sånn.Etterpå vet ingen nøyaktig hva som ble bestemt, og hvem som tar seg av det.
Vi starter 1. mars, og Lena sender tidsplanen innen fredag.Beslutning, navn og dato står i én setning og havner dermed også i referatet.
Oppsummer på slutten av hvert punkt på agendaen i én setning hva som er bestemt. Det hjelper alle i rommet, og åpne spørsmål blir synlige mens alle fortsatt er til stede.
Slik blir referatet til i Hazelnote
Hazelnote tar opp samtalen og skriver et ryddig sammendrag av den. Slik gjør du:
- Start opptaketTrykk på Nytt sammendrag under Sammendrag og velg Direkte opptak. Opptaket starter med en gang.
- Legg til bilderTrykk på kameraet for å ta bilde av tavlen eller lysbildene. Bildene havner i sammendraget sammen med tidspunktet de ble tatt.
- AvsluttTrykk på stoppknappen. Nå skriver Hazelnote sammendraget, og du trenger ikke gjøre noe mer.
La appen være åpen mens du tar opp, så holder skjermen seg på. En telefonsamtale setter opptaket på pause, og etterpå trykker du på Fortsett. Et direkte opptak varer i opptil 45 minutter, og i lengre møter starter du bare et nytt etterpå.
Øverst i sammendraget står Kort sagt, og deretter følger avsnittene. I møter kommer det, der det passer, i tillegg blokker som Bestemt, Neste steg og Åpne spørsmål. Navn tar Hazelnote bare med hvis de blir nevnt i samtalen, og teksten skrives på språket dere snakket.
Etter møtet: sjekk og send ut
Les gjennom sammendraget én gang før du sender det. KI kan ta feil, særlig med navn, tall og fagbegreper. Sjekk derfor spesielt oppgavene og datoene som andre stoler på.
Med Del eller Kopier sender du referatet til teamet, helst samme dag. Husker noen noe annerledes, sier de fra mens alle fortsatt vet hva det handlet om.
Listen din før neste møte
- Forbered en kort agenda med de viktigste punktene
- Spør alle i starten om du får ta opp
- Si beslutninger høyt med navn og dato
- Les sammendraget og sjekk oppgavene
- Send ut referatet samme dag
Vanlige spørsmål
Oppsummering
Et godt referat trenger ikke være ord for ord, men det trenger tydelige resultater. Spør på forhånd, si beslutninger tydelig og send ut sammendraget raskt. Med et opptak er du med i samtalen i stedet for å sitte og skrive.
