仕事
メモを取らずに、会議の議事録を作る。
タイピングしていると、話は半分しか聞けません。会話に参加したまま、決定事項とタスクを記録する方法です。
- 良い議事録に残すのは、何が決まったか、誰が何をいつまでにやるか、何が未解決かの3つです。
- 会議の前に全員に録音してよいか確認し、決定事項は名前と期限を添えて声に出しましょう。
- 議事録はさっと確認し、全員の記憶が新しいうちに、その日のうちに共有します。
会議中にメモを取っていると話は半分しか耳に入らず、肝心のひと言を聞き逃しがちです。ここでは、議事録に書くべきこと、録音を使ってほとんど手間をかけずに議事録を作る方法、そのときの注意点を紹介します。
議事録に書くべきこと
議事録は、発言をすべて書き起こしたものではありません。誰がどの順番で何を言ったかを、あとから読み返す人はいません。必要なのは結果、つまり決定事項、タスク、未解決の点です。それ以外は短くてかまいません。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| ヘッダー | 日付、テーマ、参加者 |
| 要点 | 結論を2文か3文で |
| 決定事項 | 各決定と、その短い理由 |
| 次のステップ | タスク、担当者、期限 |
| 未解決の質問 | 未解決の点と、確認する担当者 |
ほとんどの会議には、こうした結果中心の議事録で十分です。議論の流れを追う詳しい記録が必要なのは、どうやってその決定に至ったかを、あとからたどれなければならない場合だけです。
会議の前に：確認と準備
何について話すかを、前もって決めておきましょう。短いアジェンダがあれば議事録の構成がそのまま決まり、各項目にはあとで結果を書き込めます。会話を録音したい場合は、最初に参加者全員に問題ないか確認します。
会議中は、打ち込むより聞く
録音していれば、会話に集中できます。メモするのは、特に大事だと感じたときのキーワード程度で十分です。それよりずっと役立つのは、結果をどう言葉にするかです。
それでいきましょう。あとになって、何が決まったのか、誰が担当するのか、誰にもわかりません。
3月1日にスタートし、レナさんが金曜までにスケジュールを送ります。決定、名前、期限がひとつの文に入っているので、議事録にもそのまま残ります。
アジェンダの各項目の終わりに、決まったことを一文でまとめましょう。その場の全員の助けになり、全員がそろっているうちに未解決の点が浮かび上がります。
Hazelnoteで議事録ができるまで
Hazelnoteは会話を録音し、整理された要約にまとめます。手順は次のとおりです。
- 録音を開始「Summaries」タブでNew summaryをタップし、Live recordingを選びます。すぐに録音が始まります。
- 写真を追加カメラをタップして、ホワイトボードやスライドを撮影します。写真は、撮影した時点の位置で要約に入ります。
- 終了停止ボタンをタップします。あとはHazelnoteが要約を書くので、ほかに何もする必要はありません。
録音中はアプリを開いたままにしてください。画面はついたままになります。電話がかかってくると録音は一時停止するので、そのあと「Resume」をタップします。リアルタイム録音は最長45分なので、それより長い会議では、続けて新しい録音を始めましょう。
要約の一番上にはIn short（要点）があり、その下に各セクションが続きます。会議の場合は、内容に応じてDecided（決定事項）、Next steps（次のステップ）、Open questions（未解決の質問）といったブロックが加わります。Hazelnoteが名前を書くのは会話の中で名前が出た場合だけで、要約は会話で話した言語で書かれます。
会議の後：確認して送る
送る前に、要約を一度読み通してください。AIは間違えることがあり、特に名前、数字、専門用語は要注意です。ほかの人が頼りにするタスクと期限は、特によく確認しましょう。
ShareやCopyを使って、議事録をチームに送りましょう。できればその日のうちがベストです。記憶が違う人がいれば、全員が内容を覚えているうちに声を上げてくれます。
次の会議のためのチェックリスト
- 重要な項目をまとめた短いアジェンダを用意する
- 最初に全員に録音してよいか確認する
- 決定事項は名前と期限を添えて声に出す
- 要約を読み、タスクを確認する
- 議事録はその日のうちに送る
よくある質問
まとめ
良い議事録に必要なのは一言一句ではなく、はっきりした結果です。事前に確認し、決定事項をはっきり口にし、要約は早めに共有しましょう。録音しておけば、打ち込みに追われずに会話に参加し続けられます。
