받아 적지 않고 회의록 남기기.

회의 중에 받아 적다 보면 반쯤만 듣게 되고, 정작 중요한 한마디를 놓치기 쉬워요. 여기서는 회의록에 무엇이 들어가야 하는지, 녹음으로 회의록을 거의 저절로 만드는 방법, 그리고 그때 주의할 점을 알려 드릴게요.

회의록에 들어갈 내용

회의록은 녹취록이 아니에요. 나중에 누가 어떤 순서로 무슨 말을 했는지 찾아 읽는 사람은 없어요. 필요한 건 결정 사항, 할 일, 남은 문제 같은 결과예요. 나머지는 짧게 써도 괜찮아요.

이런 결과 중심의 회의록이면 대부분의 회의에 충분해요. 논의가 어떻게 흘러갔는지 따라가며 기록하는 경과 회의록은 나중에 어떤 과정을 거쳐 결정이 내려졌는지 확인할 수 있어야 할 때만 필요해요.

회의 전: 묻고 준비하기

무엇을 논의할지 미리 정해 두세요. 짧은 안건만 있어도 회의록의 뼈대가 생기고, 안건마다 나중에 결과가 붙어요. 대화를 녹음하고 싶다면 시작할 때 모든 참석자에게 괜찮은지 물어보세요.

회의 중: 타이핑 대신 듣기

녹음이 돌아가는 동안에는 대화에만 집중할 수 있어요. 특히 중요한 게 있을 때만 키워드를 하나 적어 두는 정도면 돼요. 그보다 훨씬 도움이 되는 건 결과를 어떻게 말로 표현하느냐예요.

안건이 하나 끝날 때마다 무엇이 결정됐는지 한 문장으로 정리하세요. 회의실에 있는 모두에게 도움이 되고, 다들 자리에 있을 때 남은 문제가 드러나요.

Hazelnote로 회의록 만들기

Hazelnote가 대화를 녹음하고, 그 내용을 잘 정리된 요약으로 만들어 줘요. 방법은 이래요.

1. 녹음 시작‘Summaries’ 탭에서 New summary 버튼을 탭하고 Live recording 항목을 고르세요. 녹음이 바로 시작돼요.
2. 사진 추가카메라를 탭해서 화이트보드나 슬라이드를 찍으세요. 사진은 찍은 시점과 함께 요약에 들어가요.
3. 끝내기정지 버튼을 탭하세요. 이제 Hazelnote가 요약을 써 주니, 더 할 일은 없어요.

녹음하는 동안 앱을 열어 두세요. 그동안 화면은 켜진 상태로 유지돼요. 전화가 오면 녹음이 일시 정지되니, 통화가 끝나면 ‘Resume’ 버튼을 탭하세요. 실시간 녹음은 최대 45분까지 되니, 더 긴 회의라면 이어서 새 녹음을 시작하면 돼요.

요약 맨 위에는 In short(요점) 블록이 있고, 그 아래로 섹션이 이어져요. 회의라면 내용에 맞게 Decided(결정 사항), Next steps(다음 할 일), Open questions(미결 사항) 같은 블록이 더해져요. Hazelnote는 대화에서 이름이 나온 경우에만 이름을 적고, 요약은 회의에서 쓴 언어로 써요.

회의 후: 검토하고 공유하기

공유하기 전에 요약을 한 번 읽어 보세요. AI도 틀릴 수 있어요. 특히 이름, 숫자, 전문 용어에서요. 그러니 다른 사람들이 믿고 따를 할 일과 일정은 특히 꼼꼼히 확인하세요.

Share 또는 Copy 버튼으로 회의록을 팀에 보내세요. 되도록 그날 안에 보내는 게 좋아요. 기억이 다른 사람이 있으면 모두가 내용을 기억하고 있을 때 바로 말해 줄 수 있어요.

다음 회의를 위한 체크리스트

• 가장 중요한 항목을 담은 짧은 안건 준비하기
• 시작할 때 녹음해도 되는지 모두에게 묻기
• 결정 사항은 이름과 날짜를 넣어 소리 내어 말하기
• 요약을 읽고 할 일 확인하기
• 그날 안에 회의록 보내기

자주 묻는 질문

마무리

좋은 회의록에 필요한 건 한마디 한마디가 아니라 분명한 결과예요. 미리 묻고, 결정 사항은 또렷하게 말하고, 요약은 늦지 않게 공유하세요. 녹음을 활용하면 받아 적는 대신 대화에 계속 참여할 수 있어요.

Hazelnote 팀저희는 독일 바덴의 작은 팀이에요. 학교, 대학, 직장을 위한 AI 노트 Hazelnote를 만들고 있어요.