Trabajo
El acta de una reunión, sin tomar notas.
Quien teclea solo escucha a medias. Así recoges decisiones y tareas sin dejar de participar en la conversación.
- Una buena acta recoge sobre todo qué se decidió, quién hace qué y para cuándo, y qué queda pendiente.
- Antes de la reunión, pregunta a todos si puedes grabar, y di las decisiones en voz alta con nombre y fecha.
- Revisa el acta un momento y envíala el mismo día, mientras todos aún se acuerdan.
Si tomas notas en una reunión, escuchas solo a medias y a menudo te pierdes justo la frase importante. Aquí ves qué debe incluir un acta, cómo hacerla casi sin esfuerzo con una grabación y qué tienes que tener en cuenta.
Qué debe incluir un acta
Un acta no es una transcripción. Más adelante, nadie va a leer quién dijo qué y en qué orden. Lo que hace falta son los resultados: decisiones, tareas y puntos pendientes. Todo lo demás puede ser breve.
| Parte | Qué va |
|---|---|
| Cabecera | Fecha, tema, participantes |
| En resumen | El resultado en dos o tres frases |
| Decidido | Cada decisión con un breve motivo |
| Próximos pasos | Tarea, quién, para cuándo |
| Preguntas abiertas | Qué queda pendiente y quién lo aclara |
Este tipo de acta, centrada en los acuerdos, basta para la mayoría de las reuniones. Un acta detallada, que recoge el desarrollo del debate, solo la necesitas si más adelante hay que poder entender cómo se llegó a una decisión.
Antes de la reunión: preguntar y preparar
Decide de antemano de qué se va a hablar. Un orden del día breve ya le da al acta su estructura, y cada punto recibe después su resultado. Si quieres grabar la conversación, pregunta al principio a todos los participantes si les parece bien.
Durante la reunión: escuchar en vez de teclear
Mientras la grabación está en marcha, puedes centrarte por completo en la conversación. Como mucho, apunta una palabra clave cuando algo te parezca especialmente importante. Mucho más útil es cómo se formulan los resultados.
Lo hacemos así.Después nadie sabe qué se decidió exactamente ni quién se encarga.
Empezamos el 1 de marzo, Lena envía el calendario antes del viernes.Decisión, nombre y fecha caben en una frase y así llegan también al acta.
Al final de cada punto del orden del día, resume en una frase qué se ha decidido. Eso ayuda a todos los presentes, y las preguntas abiertas salen a la luz mientras todos siguen ahí.
Así se hace el acta en Hazelnote
Hazelnote graba la conversación y escribe a partir de ella un resumen ordenado. Así es como se hace:
- Empezar a grabarEn Resúmenes, toca Nuevo resumen y elige Grabación en directo. La grabación empieza al momento.
- Añadir fotosToca la cámara para fotografiar la pizarra o las diapositivas. Las imágenes llegan al resumen con el momento en que las hiciste.
- TerminarToca el botón para terminar la grabación. Hazelnote escribe ahora el resumen, tú no tienes que hacer nada más.
Deja la app abierta mientras grabas, la pantalla se queda encendida. Una llamada pone la grabación en pausa, y después tocas Reanudar. Una grabación en directo puede durar hasta 45 minutos; si la reunión es más larga, simplemente empiezas otra después.
Arriba del resumen está En resumen y debajo siguen las secciones. En las reuniones se añaden, cuando encaja, bloques como Decidido, Próximos pasos y Preguntas abiertas. Hazelnote solo recoge nombres si se mencionan en la conversación, y escribe en el idioma en que habéis hablado.
Después de la reunión: revisar y enviar
Lee el resumen una vez antes de enviarlo. La IA puede equivocarse, sobre todo con nombres, cifras y términos técnicos. Por eso, revisa en especial las tareas y fechas de las que dependen otras personas.
Con Compartir o Copiar envías el acta al equipo, a ser posible el mismo día. Si alguien lo recuerda de otra manera, lo dirá mientras todos aún saben de qué se habló.
Tu lista para la próxima reunión
- Preparar un orden del día breve con los puntos principales
- Al principio, preguntar a todos si puedes grabar
- Decir las decisiones en voz alta, con nombre y fecha
- Leer el resumen y revisar las tareas
- Enviar el acta el mismo día
Preguntas frecuentes
Conclusión
Una buena acta no necesita cada palabra, sino resultados claros. Pregunta antes, di las decisiones con claridad y envía el resumen cuanto antes. Con una grabación sigues dentro de la conversación en lugar de teclear.
