Praca
Protokół ze spotkania bez notowania.
Pisanie na laptopie to słuchanie jednym uchem. Tak zapiszesz decyzje i zadania, a przy tym dalej będziesz uczestniczyć w rozmowie.
- Dobry protokół zapisuje przede wszystkim, co postanowiono, kto co robi i do kiedy oraz co jest jeszcze otwarte.
- Przed spotkaniem zapytaj wszystkich, czy możesz nagrywać, a decyzje wypowiadaj na głos z imieniem i terminem.
- Krótko sprawdź protokół i roześlij go jeszcze tego samego dnia, póki wszyscy pamiętają.
Gdy notujesz na spotkaniu, słuchasz jednym uchem i często umyka ci akurat to zdanie, o które chodziło. Tutaj przeczytasz, co powinno trafić do protokołu, jak dzięki nagraniu sporządzić go niemal przy okazji i na co przy tym uważać.
Co powinno być w protokole
Protokół to nie stenogram. Nikt później nie sprawdza, kto w jakiej kolejności co powiedział. Potrzebne są wyniki: decyzje, zadania i otwarte kwestie. Cała reszta może być krótka.
| Część | Co wpisać |
|---|---|
| Nagłówek | Data, temat, uczestnicy |
| W skrócie | Wynik w dwóch, trzech zdaniach |
| Decyzje | Każda decyzja z krótkim uzasadnieniem |
| Kolejne kroki | Zadanie, kto, do kiedy |
| Otwarte pytania | Co jest otwarte i kto to wyjaśni |
Taki protokół z samymi wynikami wystarcza na większość spotkań. Protokół przebiegu, który odtwarza tok dyskusji, jest potrzebny tylko wtedy, gdy później trzeba będzie prześledzić, jak zapadła decyzja.
Przed spotkaniem: zapytaj i przygotuj się
Ustal wcześniej, o czym będziecie rozmawiać. Krótka agenda od razu daje protokołowi strukturę, a każdy punkt dostanie potem swój wynik. Jeśli chcesz nagrać rozmowę, na początku zapytaj wszystkich obecnych, czy się na to zgadzają.
W trakcie spotkania: słuchaj zamiast pisać
Gdy nagranie trwa, możesz w pełni skupić się na rozmowie. Zanotuj co najwyżej hasło, jeśli coś jest szczególnie ważne. O wiele więcej daje to, w jaki sposób ustalenia padają na głos.
Zróbmy tak.Później nikt nie wie, co dokładnie postanowiono i kto się tym zajmie.
Startujemy 1 marca, Lena do piątku wyśle harmonogram.Decyzja, imię i termin są w jednym zdaniu, więc trafią też do protokołu.
Na koniec każdego punktu agendy podsumuj w jednym zdaniu, co ustalono. To pomaga wszystkim w sali, a otwarte pytania wychodzą na jaw, póki wszyscy są jeszcze na miejscu.
Tak powstaje protokół w Hazelnote
Hazelnote nagrywa rozmowę i tworzy z niej uporządkowane podsumowanie. Oto jak to zrobić:
- Zacznij nagrywanieNa karcie „Summaries” stuknij New summary i wybierz Live recording. Nagrywanie zaczyna się od razu.
- Dodaj zdjęciaStuknij aparat, żeby sfotografować tablicę albo slajdy. Zdjęcia trafiają do podsumowania razem z chwilą, w której powstały.
- ZakończStuknij przycisk stopu. Teraz Hazelnote pisze podsumowanie, a ty nie musisz już nic robić.
Podczas nagrywania nie zamykaj aplikacji, ekran pozostaje wtedy włączony. Połączenie telefoniczne wstrzymuje nagrywanie, a potem stukasz „Resume”. Nagrywanie na żywo trwa do 45 minut, przy dłuższych spotkaniach po prostu zaczynasz potem nowe.
Na górze podsumowania znajdziesz sekcję In short, a pod nią kolejne części. Przy spotkaniach, gdzie to pasuje, dochodzą bloki takie jak Decided, Next steps i Open questions. Hazelnote podaje imiona tylko wtedy, gdy padły w rozmowie, i pisze w języku, w którym toczyła się rozmowa.
Po spotkaniu: sprawdź i wyślij
Przeczytaj podsumowanie raz, zanim je wyślesz. AI może się mylić, zwłaszcza przy imionach, liczbach i terminach fachowych. Dlatego szczególnie dokładnie sprawdź zadania i terminy, na których polegają inni.
Przyciskiem Share albo Copy wysyłasz protokół zespołowi, najlepiej jeszcze tego samego dnia. Jeśli ktoś pamięta coś inaczej, odezwie się, póki wszyscy wiedzą, o co chodziło.
Twoja lista na następne spotkanie
- Przygotuj krótką agendę z najważniejszymi punktami
- Na początku zapytaj wszystkich, czy możesz nagrywać
- Wypowiadaj decyzje na głos z imieniem i terminem
- Przeczytaj podsumowanie i sprawdź zadania
- Wyślij protokół jeszcze tego samego dnia
Najczęstsze pytania
Wnioski
Dobry protokół nie potrzebuje każdego słowa, tylko jasnych wyników. Zapytaj wcześniej o zgodę, wypowiadaj decyzje wyraźnie i szybko roześlij podsumowanie. Dzięki nagraniu zostajesz w rozmowie, zamiast stukać w klawiaturę.
