Jobb
Protokollför möten utan att anteckna.
Den som skriver lyssnar bara till hälften. Så får du ned beslut och uppgifter och är ändå med i samtalet.
- Ett bra protokoll fångar framför allt vad som beslutades, vem som gör vad till när och vad som fortfarande är öppet.
- Fråga alla före mötet om du får spela in, och säg beslut högt med namn och datum.
- Läs snabbt igenom protokollet och skicka ut det samma dag, medan alla fortfarande minns.
Den som antecknar på mötet lyssnar bara med ett halvt öra och missar ofta just den mening som allt handlade om. Här får du veta vad som hör hemma i ett protokoll, hur du tar fram det nästan i förbifarten med en inspelning och vad du behöver tänka på.
Vad som ska med i ett protokoll
Ett protokoll är ingen ordagrann utskrift. Ingen läser i efterhand vem som sa vad i vilken ordning. Det som behövs är resultaten: beslut, uppgifter och öppna punkter. Allt annat får vara kort.
| Del | Vad som ska in |
|---|---|
| Rubrik | Datum, ämne, deltagare |
| Kort sagt | Resultatet i två till tre meningar |
| Beslutat | Varje beslut med en kort motivering |
| Nästa steg | Uppgift, vem, till när |
| Öppna frågor | Vad som är öppet och vem som reder ut det |
Ett sådant beslutsprotokoll räcker för de flesta möten. Ett diskussionsprotokoll, som återger hur samtalet gick, behöver du bara när man i efterhand måste kunna se hur ett beslut kom till.
Före mötet: fråga och förbered
Bestäm i förväg vad ni ska prata om. En kort dagordning ger protokollet dess struktur från start, och varje punkt får sedan sitt resultat. Vill du spela in samtalet, fråga alla deltagare i början om det är okej.
Under mötet: lyssna i stället för att skriva
När inspelningen är igång kan du helt fokusera på samtalet. Skriv högst ned ett stödord när något är särskilt viktigt. Det som hjälper mycket mer är hur resultaten sägs.
Vi kör så.I efterhand vet ingen exakt vad som beslutades och vem som tar hand om det.
Vi startar den 1 mars, Lena skickar tidsplanen senast på fredag.Beslut, namn och datum ryms i en mening och hamnar därför också i protokollet.
Sammanfatta i slutet av varje punkt på dagordningen i en mening vad som är beslutat. Det hjälper alla i rummet, och öppna frågor märks medan alla fortfarande är där.
Så blir protokollet till i Hazelnote
Hazelnote spelar in samtalet och skriver en strukturerad sammanfattning av det. Så här gör du:
- Starta inspelningenTryck på Ny sammanfattning under Sammanfattningar och välj Liveinspelning. Inspelningen börjar direkt.
- Lägg till fotonTryck på kameran för att fota whiteboarden eller presentationsbilderna. Fotona hamnar i sammanfattningen med tidpunkten då de togs.
- AvslutaTryck på stoppknappen. Nu skriver Hazelnote sammanfattningen, och du behöver inte göra något mer.
Låt appen vara öppen under inspelningen, skärmen förblir tänd. Ett inkommande samtal pausar inspelningen, och sedan trycker du på Fortsätt. En liveinspelning pågår i upp till 45 minuter. Vid längre möten startar du helt enkelt en ny efteråt.
Överst i sammanfattningen står Kort sagt, och sedan följer avsnitten. Vid möten tillkommer, där det passar, block som Beslutat, Nästa steg och Öppna frågor. Namn tar Hazelnote bara med om de nämns i samtalet, och texten skrivs på det språk ni har pratat.
Efter mötet: granska och skicka ut
Läs igenom sammanfattningen en gång innan du skickar den. AI kan ha fel, särskilt när det gäller namn, siffror och facktermer. Kontrollera därför särskilt de uppgifter och datum som andra förlitar sig på.
Med Dela eller Kopiera skickar du protokollet till teamet, helst samma dag. Minns någon något annorlunda hör de av sig, medan alla fortfarande vet vad det handlade om.
Din lista inför nästa möte
- Förbered en kort dagordning med de viktigaste punkterna
- Fråga alla i början om du får spela in
- Säg beslut högt med namn och datum
- Läs sammanfattningen och kontrollera uppgifterna
- Skicka ut protokollet samma dag
Vanliga frågor
Slutsats
Ett bra protokoll behöver inte vara ordagrant, men det behöver tydliga resultat. Fråga i förväg, säg beslut tydligt och skicka ut sammanfattningen snabbt. Med en inspelning är du kvar i samtalet i stället för att sitta och skriva.
