Werk
Notulen maken zonder mee te schrijven.
Wie typt, luistert maar half. Zo leg je besluiten en taken vast en blijf je toch bij het gesprek.
- Goede notulen leggen vooral vast wat er besloten is, wie wat wanneer doet en wat nog openstaat.
- Vraag voor de meeting iedereen of je mag opnemen, en spreek besluiten hardop uit met een naam en een datum.
- Controleer de notulen kort en stuur ze nog dezelfde dag rond, zolang iedereen het nog weet.
Wie tijdens een meeting meeschrijft, luistert maar met een half oor en mist vaak precies de zin waar het om ging. Hier lees je wat er in notulen hoort, hoe je ze met een opname bijna vanzelf maakt en waar je daarbij op moet letten.
Wat er in notulen hoort
Notulen zijn geen letterlijk verslag. Niemand leest later na wie in welke volgorde wat zei. Wat je nodig hebt, zijn de uitkomsten: besluiten, taken en open punten. Al het andere mag kort.
| Onderdeel | Wat erin |
|---|---|
| Kop | Datum, onderwerp, deelnemers |
| In het kort | De uitkomst in twee of drie zinnen |
| Besloten | Elk besluit met een korte reden |
| Volgende stappen | Taak, wie, wanneer klaar |
| Open vragen | Wat openstaat en wie het uitzoekt |
Zo’n besluitenlijst is genoeg voor de meeste overleggen. Een uitgebreid verslag dat het verloop van de discussie vastlegt, heb je alleen nodig als later duidelijk moet zijn hoe een besluit tot stand kwam.
Voor de meeting: vragen en voorbereiden
Leg vooraf vast waarover jullie praten. Een korte agenda geeft je notulen meteen hun indeling, en elk punt krijgt later zijn uitkomst. Wil je het gesprek opnemen, vraag dan aan het begin alle deelnemers of dat goed is.
Tijdens de meeting: luisteren in plaats van typen
Loopt de opname, dan kun je je helemaal op het gesprek richten. Noteer hooguit een trefwoord als iets je echt belangrijk lijkt. Veel meer helpt de manier waarop uitkomsten worden uitgesproken.
Doen we zo.Later weet niemand wat er precies besloten is en wie het oppakt.
We starten op 1 maart, Lena stuurt vrijdag de planning.Besluit, naam en datum staan in één zin en komen zo ook in de notulen terecht.
Vat aan het eind van elk agendapunt in één zin samen wat er besloten is. Dat helpt iedereen in de ruimte, en open vragen vallen op zolang iedereen er nog is.
Zo maakt Hazelnote de notulen
Hazelnote neemt het gesprek op en maakt er een overzichtelijke samenvatting van. Zo pak je het aan:
- Opname startenTik in “Summaries” op New summary en kies Live recording. De opname begint meteen.
- Foto’s toevoegenTik op de camera om het whiteboard of de slides te fotograferen. De foto’s komen met hun tijdstip in de samenvatting.
- StoppenTik op de stopknop. Hazelnote schrijft nu de samenvatting, verder hoef je niets te doen.
Laat de app open tijdens de opname, het scherm blijft dan aan. Een telefoontje pauzeert de opname, daarna tik je op “Resume”. Een live-opname duurt maximaal 45 minuten. Bij langere meetings start je daarna gewoon een nieuwe.
Bovenaan de samenvatting staat In short, daaronder volgen de onderdelen. Bij meetings komen er waar het past blokken bij als Decided, Next steps en Open questions. Namen neemt Hazelnote alleen over als ze in het gesprek vallen, en het schrijft in de taal die jullie gesproken hebben.
Na de meeting: controleren en versturen
Lees de samenvatting één keer door voordat je hem verstuurt. AI kan zich vergissen, vooral bij namen, getallen en vaktermen. Controleer daarom vooral de taken en datums waar anderen op rekenen.
Via Share of Copy stuur je de notulen naar je team, het liefst nog dezelfde dag. Wie zich iets anders herinnert, laat het dan weten zolang iedereen nog weet waar het over ging.
Je lijstje voor de volgende meeting
- Een korte agenda met de belangrijkste punten voorbereiden
- Aan het begin iedereen vragen of je mag opnemen
- Besluiten hardop uitspreken met een naam en een datum
- De samenvatting lezen en de taken controleren
- De notulen nog dezelfde dag versturen
Veelgestelde vragen
Conclusie
Goede notulen hoeven niet woord voor woord, ze hebben duidelijke uitkomsten nodig. Vraag vooraf toestemming, spreek besluiten duidelijk uit en stuur de samenvatting snel rond. Met een opname blijf je bij het gesprek, in plaats van mee te typen.
