Työelämä
Kokousmuistio ilman muistiinpanojen tekemistä.
Kun kirjoitat, kuuntelet vain puolella korvalla. Näin kirjaat päätökset ja tehtävät ja pysyt silti mukana keskustelussa.
- Hyvä muistio kertoo ennen kaikkea, mitä päätettiin, kuka tekee mitä mihin mennessä ja mikä on vielä auki.
- Kysy ennen kokousta kaikilta, saatko äänittää, ja sano päätökset ääneen nimen ja määräajan kanssa.
- Tarkista muistio nopeasti ja lähetä se eteenpäin vielä samana päivänä, kun kaikki muistavat, mistä puhuttiin.
Kun kirjoitat kokouksessa, kuuntelet vain puolella korvalla ja menetät usein juuri sen lauseen, josta oli kyse. Tästä luet, mitä muistioon kuuluu, miten saat sen tehtyä äänityksen avulla lähes sivutyönä ja mitä sinun pitää siinä ottaa huomioon.
Mitä muistioon kuuluu
Muistio ei ole puhtaaksikirjoitus. Myöhemmin kukaan ei lue, kuka sanoi mitäkin ja missä järjestyksessä. Tarvitaan tulokset: päätökset, tehtävät ja avoimet asiat. Kaiken muun voi kirjata lyhyesti.
| Osa | Mitä siihen tulee |
|---|---|
| Perustiedot | Päivämäärä, aihe, osallistujat |
| Lyhyesti | Tulos kahdella tai kolmella lauseella |
| Päätetty | Jokainen päätös ja sen lyhyt perustelu |
| Seuraavat askeleet | Tehtävä, kuka, mihin mennessä |
| Avoimet kysymykset | Mikä on auki ja kuka selvittää sen |
Tällainen päätöksiin keskittyvä muistio riittää useimpiin kokouksiin. Keskustelun kulkua kuvaavaa muistiota tarvitset vain, jos myöhemmin pitää pystyä jäljittämään, miten johonkin päätökseen päädyttiin.
Ennen kokousta: kysy ja valmistaudu
Päätä etukäteen, mistä puhutaan. Lyhyt esityslista antaa muistiolle valmiin rungon, ja jokainen kohta saa myöhemmin oman tuloksensa. Jos haluat äänittää keskustelun, kysy heti alussa kaikilta osallistujilta, sopiiko se heille.
Kokouksessa: kuuntele kirjoittamisen sijaan
Kun äänitys on käynnissä, voit keskittyä kokonaan keskusteluun. Kirjaa korkeintaan yksi avainsana, jos jokin tuntuu erityisen tärkeältä. Paljon enemmän auttaa se, miten tulokset sanotaan ääneen.
Tehdään niin.Myöhemmin kukaan ei tiedä, mitä tarkalleen päätettiin ja kuka asian hoitaa.
Aloitetaan 1. maaliskuuta, Lena lähettää aikataulun perjantaihin mennessä.Päätös, nimi ja määräaika ovat samassa lauseessa ja päätyvät siksi myös muistioon.
Kokoa jokaisen esityslistan kohdan lopuksi yhteen lauseeseen, mitä päätettiin. Se auttaa kaikkia huoneessa olevia, ja avoimet kysymykset tulevat esiin, kun kaikki ovat vielä paikalla.
Näin muistio syntyy Hazelnotessa
Hazelnote äänittää keskustelun ja kirjoittaa siitä jäsennellyn tiivistelmän. Toimi näin:
- Aloita äänitysNapauta Tiivistelmät-osiossa Uusi tiivistelmä ja valitse Suora äänitys. Äänitys alkaa heti.
- Lisää kuviaNapauta kameraa, niin voit kuvata valkotaulun tai esityksen kalvot. Kuvat tallentuvat tiivistelmään aikaleimoineen.
- LopetaNapauta pysäytyspainiketta. Hazelnote kirjoittaa nyt tiivistelmän, eikä sinun tarvitse tehdä mitään muuta.
Pidä sovellus auki äänityksen ajan. Näyttö pysyy sillä aikaa päällä. Puhelu keskeyttää äänityksen, ja sen jälkeen napautat Jatka-painiketta. Suora äänitys kestää enintään 45 minuuttia, joten pidemmissä kokouksissa aloitat sen jälkeen yksinkertaisesti uuden äänityksen.
Tiivistelmän alussa on Lyhyesti, ja sen jälkeen tulevat osiot. Kokousten tiivistelmiin tulee tarvittaessa myös lohkoja, kuten Päätetty, Seuraavat askeleet ja Avoimet kysymykset. Nimiä Hazelnote kirjaa vain, jos ne mainitaan keskustelussa, ja teksti kirjoitetaan sillä kielellä, jota puhuitte.
Kokouksen jälkeen: tarkista ja lähetä
Lue tiivistelmä kerran läpi ennen kuin lähetät sen. Tekoäly voi erehtyä etenkin nimissä, numeroissa ja ammattitermeissä. Tarkista siksi erityisesti tehtävät ja määräajat, joihin muut luottavat.
Valitse Jaa tai Kopioi ja lähetä muistio tiimille, mieluiten vielä samana päivänä. Jos joku muistaa asian toisin, hän ehtii sanoa sen, kun kaikki vielä tietävät, mistä oli kyse.
Muistilista seuraavaa kokousta varten
- Valmistele lyhyt esityslista tärkeimmistä kohdista
- Kysy alussa kaikilta, saatko äänittää
- Sano päätökset ääneen nimen ja määräajan kanssa
- Lue tiivistelmä ja tarkista tehtävät
- Lähetä muistio eteenpäin vielä samana päivänä
Usein kysyttyä
Lopuksi
Hyvä muistio ei tarvitse jokaista sanaa vaan selkeät tulokset. Kysy lupa etukäteen, sano päätökset selvästi ja lähetä tiivistelmä eteenpäin pian. Äänityksen ansiosta pysyt mukana keskustelussa etkä istu näppäimistön ääressä.
