İş
Not almadan toplantı tutanağı hazırlamak.
Yazan kişi yarım kulakla dinler. Kararları ve görevleri böyle kayda geçirir, yine de konuşmanın içinde kalırsın.
- İyi bir tutanak her şeyden önce neyin kararlaştırıldığını, kimin neyi ne zamana kadar yapacağını ve neyin hâlâ açık olduğunu kayda geçirir.
- Toplantıdan önce herkese kayıt yapıp yapamayacağını sor ve kararları isim ve tarihle birlikte yüksek sesle söyle.
- Tutanağı kısaca kontrol et ve herkes hâlâ hatırlarken aynı gün içinde gönder.
Toplantıda not alan kişi yarım kulakla dinler ve çoğu zaman tam da asıl meselenin geçtiği cümleyi kaçırır. Burada tutanakta neyin yer alması gerektiğini, onu bir kayıtla neredeyse kendiliğinden nasıl hazırlayacağını ve nelere dikkat etmen gerektiğini okuyacaksın.
Tutanakta neler olmalı?
Tutanak bir deşifre değildir. Sonradan kimse kimin hangi sırayla ne söylediğine bakmaz. Gereken şey sonuçlardır: kararlar, görevler ve açık konular. Geri kalan her şey kısa olabilir.
| Bölüm | İçine ne girer |
|---|---|
| Başlık | Tarih, konu, katılımcılar |
| Kısaca | İki üç cümlede sonuç |
| Kararlar | Her karar, kısa gerekçesiyle |
| Sonraki adımlar | Görev, kim, ne zamana kadar |
| Açık sorular | Neyin açık olduğu ve onu kimin netleştireceği |
Böyle bir sonuç tutanağı çoğu toplantı için yeterlidir. Tartışmanın akışını adım adım aktaran bir süreç tutanağına ise yalnızca bir kararın nasıl alındığının sonradan izlenebilmesi gerekiyorsa ihtiyacın olur.
Toplantıdan önce: sor ve hazırlan
Neyin konuşulacağını önceden belirle. Kısa bir gündem tutanağa daha baştan yapısını verir ve her madde sonradan kendi sonucunu alır. Konuşmayı kaydetmek istiyorsan, başta tüm katılımcılara bunun uygun olup olmadığını sor.
Toplantıda: yazmak yerine dinle
Kayıt devam ederken tüm dikkatini konuşmaya verebilirsin. Sana özellikle önemli gelen bir şey olursa en fazla bir anahtar kelime not al. Asıl fark, sonuçların nasıl dile getirildiğinde yatar.
Öyle yapalım.Sonradan kimse tam olarak neyin kararlaştırıldığını ve bununla kimin ilgileneceğini bilmez.
1 Mart’ta başlıyoruz, Lena zaman planını cumaya kadar gönderiyor.Karar, isim ve tarih tek bir cümlede geçer ve böylece tutanağa da girer.
Her gündem maddesinin sonunda neyin kararlaştırıldığını tek cümleyle özetle. Bu odadaki herkese yardımcı olur ve açık sorular, herkes henüz oradayken fark edilir.
Tutanak Hazelnote’ta böyle oluşur
Hazelnote konuşmayı kaydeder ve ondan düzenli bir özet yazar. Şöyle ilerlersin:
- Kaydı başlat“Summaries” sekmesinde New summary düğmesine dokun ve Live recording seçeneğini seç. Kayıt hemen başlar.
- Fotoğraf ekleBeyaz tahtanın ya da slaytların fotoğrafını çekmek için kameraya dokun. Fotoğraflar çekildikleri anla birlikte özete eklenir.
- BitirDurdurma düğmesine dokun. Hazelnote şimdi özeti yazar, senin başka bir şey yapmana gerek yok.
Kayıt sırasında uygulamayı açık bırak, ekran bu sırada açık kalır. Bir telefon araması kaydı duraklatır, ardından “Resume” düğmesine dokunursun. Bir canlı kayıt en fazla 45 dakika sürer; daha uzun toplantılarda ardından yeni bir kayıt başlatman yeterli.
Özetin en üstünde In short yer alır, altında bölümler gelir. Toplantılarda uygun olduğu yerde Decided, Next steps ve Open questions gibi bloklar eklenir. Hazelnote isimleri yalnızca konuşmada geçiyorsa alır ve özeti, konuştuğunuz dilde yazar.
Toplantıdan sonra: kontrol et ve gönder
Özeti göndermeden önce bir kez baştan sona oku. Yapay zekâ yanılabilir, özellikle isimlerde, sayılarda ve terimlerde. Bu yüzden başkalarının güvendiği görevleri ve tarihleri özellikle kontrol et.
Share ya da Copy ile tutanağı ekibine gönderirsin, en iyisi aynı gün içinde. Bir şeyi farklı hatırlayan olursa, herkes hâlâ neyin konuşulduğunu bilirken sesini çıkarır.
Bir sonraki toplantı için listen
- En önemli maddeleri içeren kısa bir gündem hazırla
- Başta herkese kayıt yapıp yapamayacağını sor
- Kararları isim ve tarihle birlikte yüksek sesle söyle
- Özeti oku ve görevleri kontrol et
- Tutanağı aynı gün içinde gönder
Sık sorulan sorular
Sonuç
İyi bir tutanağın kelimesi kelimesine bir metne değil, net sonuçlara ihtiyacı vardır. Önceden izin iste, kararları açıkça dile getir ve özeti vakit kaybetmeden paylaş. Bir kayıtla bu sırada yazmakla uğraşmak yerine konuşmanın içinde kalırsın.
